Ochrana osobních údajů

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Těmito Zásadami ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) poskytujeme informace o tom, jak společnost KOMPLET – EKONOM, spol. s r.o. získává a zpracovává osobní údaje, a to v souvislosti s poskytováním služeb v oblasti poskytování účetních služeb, personalistiky, finančního a ekonomického poradenství a při zpracování daňových přiznání, dále při uzavírání odběratelsko-dodavatelských vztahů a při provozu internetových stránek. Zároveň vás informujeme o právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme platnými právními předpisy, s účinností od 25. 05. 2018 zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. 04. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“).  

Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s naší obchodní činností a v souladu s vymezeným účelem zpracování.  

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti KOMPLET – EKONOM, spol. s r.o. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetové stránce www.kompletekonom.cz.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.

1. Správce vašich údajů

Společnost: KOMPLET – EKONOM, spol. s r.o., se sídlem: Hradec Králové, Lhotecká 81, PSČ 50009, doručovací adresa: Brněnská 700/25, 500 06 Hradec Králové, IČO: 27465641 zapsaná: v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl C, vložka 20614 (dále jen „Společnost“).

Kontaktní osoba: Bc. Lenka Pičmanová, DiS., e-mail: l.picmanova@kopletekonom.cz, tel: 495 275 153.

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně.  Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. Údaje, které zpracováváme, účel a důvod jejich zpracování

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby v oblasti naší podnikatelské činnosti. Osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:

2.1. Uzavírání a plnění smluv o poskytování služeb s klienty (týkající se účetnictví, mzdového účetnictví, zpracování daňových přiznání, finančního a ekonomického poradenství)

2.1.1. Informace v souvislosti s uzavřením smlouvy

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme (pokud jste fyzickou osobou či podnikající fyzickou osobou [1], příp. pokud jste kontaktní osobu za právnickou osobu) v souvislosti s uzavřením smluvního vztahu a které nám sami poskytnete, patří tyto typy osobních údajů:

  • jméno a příjmení;
  • datum narození;
  • adresa trvalého pobytu;
  • DIČ v případě fyzické podnikající osoby;
  • e-mail pro zasílání elektronické fakturace.

Tyto údaje jsou součástí každé smlouvy. Bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smluvní vztah uzavřít (s výjimkou e-mailu pro zasílání elektronické fakturace, jehož sdělení je dobrovolné).

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

  • plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

[1] Neboť údaje o právnické osobě nejsou dle Nařízení EU osobním údajem.

2.1.2. Informace v souvislosti s plněním smlouvy

Mezi další typy osobních údajů, které o vás obvykle zpracováváme v souvislosti s plněním uzavřené smlouvy, patří následující:

  • vaše fakturační adresa;
  • údaje o provedených platbách mezi naší Společností a vámi;
  • osobní údaje vašich zaměstnanců (v případě zpracování mzdové agendy, účetnictví, zpracování daňových přiznání), zpravidla:
    • identifikační a adresné osobní údaje zaměstnance,
    • mzdové údaje zaměstnance,
    • údaj o osobním vztahu zaměstnance a jeho osobních poměrech (např. počet dětí – pro účely uplatnění daňového zvýhodnění),
    • rodné číslo zaměstnance;
    • majetkové údaje zaměstnanců (výše příjmů, číslo bankovního účtu, údaje o exekucích, srážkách ze mzdy atd.)
  • osobní údaje obsažené na fakturách (vydaných i doručených).

Tyto údaje jsou obvyklou součástí každého smluvního vztahu a potřebujeme je pro účely plnění uzavřené smlouvy.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

  • plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.1.3. Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s poskytováním služeb, zasíláním potřebných podkladů pro možnost poskytování sjednaných služeb, komunikace ohledně řešených aktuálních záležitostí, s nimiž vám pomáháme apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:

  • e-mail a telefon;
  • osobní údaje dle povahy řešených záležitostí.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

  • vyřizování vašich požadavků – tedy úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.2. Kontaktní formulář „Napište nám“ na webových stránkách

Pokud využijete možnosti kontaktovat nás prostřednictvím webového formuláře „Napište nám“, získáme tyto údaje, pokud je vyplníte:

  • jméno a příjmení;
  • e-mail a telefon.

Tyto osobní údaje využijeme jen pro účel vyřízení vaší žádosti/požadavku a nejpozději do 2 měsíců poté dochází k jejich výmazu (nebudeme-li mít jiný zákonný důvod pro jejich uchování).

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je zpravidla:

  • vyřízení vašeho požadavku jakožto komunikace související s poptávkou námi nabízených služeb (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.3. Uzavírání a plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů

Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. nájemní smlouvy, smlouvy s externími poskytovateli IT služeb, právními poradci apod.).

Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty, pak identifikační a kontaktní údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním.

V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:

  • plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.4. Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách poskytovaných služeb), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách či příjmových platebních dokladech.

Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

  • plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).

2.5. Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje klienta, údaje o sporném smluvním vztahu, o provedených platbách, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře ZDE), budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

  • zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.6. Kamerové záznamy

Naše Společnost nevyužívá ve svém sídle kamerové systémy.

2.7. Soubory cookies

Společnost nepoužívá na svých webových stránkách cookies.

3. Jak dlouho uchováváme vaše údaje?

Zpracováváme osobní údaje po minimální dobu, po kterou jsme povinni osobní údaje zpracovávat. Konkrétně se jedná ve vztahu ke shora vymezeným činnostem (viz bod 2. Zásad) o tyto doby:

 A) Uzavírání a plnění smluv o poskytování služeb

Osobní údaje související s uzavřením smlouvy, s plněním smlouvy, a se vzájemnou komunikací související se zajištěním a průběhem plnění služeb zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů.

B) Webový formulář „Kontaktujte nás“

Osobní údaje zpracováváme po dobu maximálně 2 měsíců od vyřízení požadavku subjektu

údajů.

C) Uzavírání a plnění dodavatelsko-odběratelských vztahů

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění.

D) Účetnictví a daně

Osobní údaje zpracováváme po dobu zpravidla 5-ti let od data zdanitelného plnění, není-li v některých případech legislativou vyžadována lhůta delší.

E) Výkon (resp. obhajoba) práv

Osobní údaje zpracováváme do doby vyřešení sporu a jeden rok poté.

Po uplynutí výše uvedených lhůt budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu, např. z důvodů uplatněných vad) či z jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).

4. Zdroje osobních údajů

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi. Konkrétně získáváme osobní údaje jedním z těchto způsobu:

  • prostřednictvím elektronické pošty (e-mailem);
  • datovou schránkou;
  • písemnou komunikací doručenou poskytovatelem poštovních služeb na adresu našeho sídla;
  • osobním jednáním.

Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

5. Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé IT služeb, právních služeb. V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů – uzavřeny smluvní vztahy, které smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, orgány finanční kontroly). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.

6. Jaká máte práva?

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.

Právo na opravu osobních údajů

Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na odvolání uděleného souhlasu

Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Ve vztahu k obchodním partnerům, poskytovatelům a odběratelům však tento souhlas Společnost nevyužívá.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků).

Právo na podání stížnosti

Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti: Bc. Lenka Pičmanová, DiS., e-mail: l.picmanova@kopletekonom.cz, tel: 495 275 153 či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www.kompletekonom.cz v sekci Ochrana osobních údajů – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.

Vzorové dokumenty ke stažení

Vznesení námitky proti zpracování osobních údajů

Žádost o omezení zpracování osobních údajů

Žádost o opravu osobních údajů

Žádost o přenositelnost osobních údajů

Žádost o přístup k osobním údajů

Žádost o výmaz osobních údajů